Manual do Usuário
Manual do usuário

Visualizar arquivos da caixa

Página de consulta e transparência do Arquivo Oráculo: mostra os dados de uma caixa do arquivo e os arquivos digitalizados dela, para você ver, baixar e pesquisar — sem precisar de acesso ao Google Drive.

Neste manual

  1. Como abrir uma caixa
  2. A tela
  3. Visualizar e baixar
  4. Buscar nos arquivos
  5. Atividade desta caixa
  6. No celular
  7. Dicas e perguntas frequentes

01Como abrir uma caixa

A página recebe o código único da caixa no endereço:

…/apettd-visualiza-arquivos/index.html?caixa=cxa9aa7955

  • Pelo link: quem recebe o link já abre direto na caixa. Dá para copiar o endereço da caixa aberta no botão Copiar endereço.
  • Sem o código no endereço: a página pede o código (ele está na etiqueta da caixa) — digite e clique em Abrir.
  • É preciso estar logado. Se você não estiver, o sistema leva para a tela de login do SIGEEDU e, depois de entrar, volta para a mesma caixa. Seu usuário precisa ter permissão no módulo apettd1 (qualquer nível, de consulta em diante); senão aparece a tela Sem permissão.
  • Você só vê as caixas dos locais liberados para o seu usuário. Se o código existir mas for de outro local, a mensagem é a mesma de caixa inexistente (Caixa não encontrada).

02A tela

Cabeçalho

Identificação, resumo da caixa, link para este manual e, à direita, quem está logado com o seu nível de acesso sob o e-mail, e o botão Sair. O cabeçalho fica sempre visível.

Dados da caixa

Número, tipo de armazenamento, situação do prazo, setor, local, período, classificação (TTD), destinação final, fases de guarda, código único, módulos vinculados e observação.

Arquivos digitalizados

Um cartão por arquivo, na ordem da caixa: miniatura da 1ª página, nome, descrição, páginas, data, e os botões Ver, baixar e copiar o nome.

Esta página é só de consulta: não cria, altera nem exclui nada. Para cadastrar caixas ou enviar arquivos, use o Arquivo Oráculo.

03Visualizar e baixar

  • Ver (ou clique na miniatura) abre o arquivo numa janela dentro da página. PDFs e imagens aparecem na hora; arquivos grandes mostram o andamento do carregamento. Outros tipos (por exemplo, documentos do Word) devem ser baixados.
  • Baixar (seta para baixo, no cartão ou na janela) salva o arquivo no seu computador com o nome dele.
  • Você não precisa entrar no Google nem ter acesso ao Drive: o próprio sistema busca o arquivo por você.
Fica registrado

Cada visualização e cada download ficam no registro com o seu nome, o arquivo e o horário. Isso vale para todos os usuários e faz parte da transparência do arquivo.

04Buscar nos arquivos

A busca fica no cabeçalho e procura só nos arquivos desta caixa.

Pelos dados do cadastro

Enquanto você digita, a lista filtra pelos dados do arquivo: nome, descrição, observação, ordem, páginas, quem cadastrou e os dados do documento (nos arquivos que vieram de outro sistema: nome do aluno, pais, escola, ano...). Digite várias palavras: o arquivo precisa ter todas. Maiúsculas e acentos não importam.

Dentro do texto dos arquivos

Para achar algo que só aparece dentro do documento — por exemplo uma ata que cita o nome josefino:

  1. Digite o termo no campo de busca.
  2. Marque Procurar também dentro do texto dos arquivos e tecle Enter (ou clique em Buscar).
  3. A lista mostra os arquivos em que o termo foi achado no texto e os que combinam com os dados do cadastro, cada um com um selo dizendo onde foi achado. Uma linha acima da lista resume o resultado.
  • O que você digita no campo é procurado como uma frase, na ordem digitada: jonata da silva acha essa sequência, não as três palavras em lugares diferentes.
  • Busca por palavras-chave (vários termos com E / OU): marque Combinar termos com E / OU e o campo vira um construtor: você vai adicionando termos (cada caixa é uma palavra ou uma frase) e escolhendo o conector entre eles. O botão E / OU entre dois termos liga todos os termos do grupo (E = tem que ter todos; OU = basta um) e, ao clicar, troca de um para o outro. + termo acrescenta uma caixa, o X remove e + grupo abre um grupo dentro do grupo, com o seu próprio E / OU (faz o papel dos parênteses; ex.: (jonata OU “joão da silva”) E 2025). Uma linha abaixo mostra como o sistema entendeu. Limites: até 12 termos e 4 níveis de grupos; mínimo de 2 letras por termo.
  • A busca usa o índice do Google Drive, que lê o texto dos PDFs e reconhece o texto de imagens e PDFs escaneados. Arquivos enviados há poucos minutos podem ainda não ser achados, e escaneamentos de má qualidade podem não ser reconhecidos.
  • A busca diz quais arquivos têm o termo, não a página (o índice do Drive não informa isso). Ao abrir um PDF achado no texto, o sistema lê o texto do PDF no seu navegador e mostra, acima do visualizador, em quais páginas o termo aparece (botões com os números; o PDF já abre na primeira e o clique em outro número leva até ela). Só funciona em PDF com texto embutido (a maioria dos PDFs de scanner): em PDF só de imagem o sistema avisa que não consegue indicar a página, e você pode usar o localizar do visualizador (Ctrl+F). A página indicada é aquela em que a busca inteira se cumpre (uma frase vale quando as palavras aparecem juntas; no E, tudo na mesma página); se o arquivo tem os termos mas nenhuma página reúne os que a busca pede, o sistema mostra a página de cada termo.
  • Arquivos com muitas páginas (mais de uns 50) podem não entrar no índice do Drive e, então, não aparecem nesta busca.
  • Se a opção estiver desabilitada, a busca no texto ainda não foi ligada pelo administrador.
  • Cada busca no texto fica registrada (quem buscou, o quê e quando).

O botão Excel exporta a lista que está na tela.

05Atividade desta caixa

Para quem tem permissão de nível 3 ou 4, no fim da página aparece o quadro Atividade desta caixa (clique para abrir), que lista os 50 registros mais recentes sobre esta caixa: quando, quem (nome e e-mail), em qual sistema e o que foi feito — abrir a caixa, visualizar ou baixar arquivos, buscar no texto, alterar dados, enviar ou excluir arquivos.

O registro não pode ser alterado

Ninguém consegue editar ou apagar o registro: o banco recusa. O nome de quem fez a ação vem do login, não do navegador. Quem tem nível 1 ou 2 não vê este quadro (o registro só pode ser lido por quem tem nível 3 ou 4), mas as ações de todos os níveis continuam sendo registradas. O registro completo (de todas as caixas) está no Arquivo Oráculo, na aba Atividade e log, onde também se vê quem está online agora e o que está fazendo.

06No celular

Em telas pequenas (celular em pé, ou deitado) a página se reorganiza para a consulta ocupar a tela, em vez de apenas empilhar o cabeçalho. Tudo o que este manual descreve continua valendo; muda o caminho até cada coisa:

  • Topo de uma linha: o logo, o número da caixa (com o setor e o local embaixo) e o botão com a sua foto, que abre o menu.
  • Menu: toque na sua foto e uma folha sobe de baixo com quem está logado (e-mail e nível), o Manual do Usuário, Copiar o endereço desta caixa, Exportar a lista para o Excel, Abrir outra caixa (digite o código ou cole o link), Sair do SIGEEDU e o copyright. Para fechar, toque fora da folha ou no X.
  • Busca: fica num cartão logo abaixo do topo, com o campo e os botões grandes. Procurar também dentro do texto dos arquivos e Combinar termos com E / OU funcionam como no computador.
  • Dados da caixa: aparecem os principais; toque em Mais dados da caixa para ver o resto.
  • Arquivos: uma coluna de cartões, com a miniatura ao lado e os botões Ver, baixar e copiar o nome grandes para o dedo. Com o celular deitado, ou numa tela mais larga (a partir de 640 px), os cartões ficam em duas colunas, e os dados da caixa e as opções da busca também se espalham em colunas.
  • Ver um arquivo: ele abre em tela cheia, com o nome em cima e, embaixo (ao alcance do polegar), a página atual (3 / 40; toque nela para ir a outra página), o zoom (−, 100%, +; toque em 100% para voltar a ajustar à largura) e o botão de baixar. Role para ler. Se você buscou dentro do texto, os botões com os números das páginas do termo aparecem acima do arquivo.
  • Zoom com dois dedos: abra e feche os dedos sobre o arquivo (de 50% a 300%): o ponto entre os dedos continua no lugar e, ao soltar, o arquivo é redesenhado nítido. Com um dedo você rola.
  • Botão Voltar do aparelho: com o menu ou o arquivo abertos, ele fecha o menu ou o arquivo em vez de sair da página. Depois de fechar, o Voltar leva para onde você estava antes.
  • Atividade desta caixa (nível 3 e 4): cada registro vira um bloco, com o nome de cada informação (Quando, Quem, Sistema e O que foi feito) acima do valor.
Arquivos que não aparecem na tela

Alguns tipos (por exemplo, documentos do Word) não podem ser mostrados na página. A tela avisa e deixa só o botão de baixar na barra de baixo: baixe o arquivo e abra no aplicativo do seu aparelho.

07Dicas e perguntas frequentes

"Caixa não encontrada".

Confira o código (letras e números da etiqueta, ex.: cxa9aa7955). Se estiver certo, a caixa é de um local que o seu usuário não enxerga: peça a liberação ao responsável pelo Controle de Permissões.

A tela mostra "Sem permissão".

Você entrou no SIGEEDU, mas o seu usuário não tem permissão no módulo apettd1. Peça a liberação ou clique em Entrar com outro usuário.

As miniaturas demoram ou não aparecem.

Elas são carregadas aos poucos, conforme você rola a página. Arquivos recém-enviados podem levar alguns minutos para ter miniatura. Se nenhuma aparecer nunca, avise o administrador (a ligação com o Drive pode não estar configurada).

"O Google Drive não tem este arquivo".

O arquivo foi apagado ou movido no Drive, ou o sistema perdeu o acesso à pasta. Avise o administrador com o nome do arquivo.

"Sua sessão expirou".

Por segurança o login expira. Você é levado à tela de login e, ao entrar, volta para a mesma caixa.