Arquivo Oráculo

Lista, filtros e busca

A lista mostra, por caixa: número e código único, setor/unidade e local, período, o comentário da caixa, classificação (código e assunto) e módulos vinculados (se houver), prazos e destinação, situação do prazo, arquivos digitalizados (miniatura da 1ª página e quantidade) e as ações (abrir, etiqueta, editar, excluir).

• Excel exporta as caixas que estão filtradas na tela.
• Etiquetas imprime etiquetas com QR Code das caixas marcadas na primeira coluna (ou de todas as filtradas, se nenhuma estiver marcada). Caixas "somente digitais" não têm etiqueta (não existe caixa de papel).
• A lista mostra 50 caixas por página.

Situação do prazo

O sistema calcula, para cada caixa, o fim do prazo de guarda: ano final do período + prazo da TTD (fase corrente + fase intermediária), quando os dois estão em anos. A contagem começa em 1º de janeiro do ano seguinte ao documento. Exemplo: documentos até 2008 com prazo total de 3 anos → guarda até 2011; a partir de 2012 a caixa pode ser avaliada.

Tipo de armazenamento e digitalização

Cada caixa tem um tipo de armazenamento, que define se a digitalização é esperada:

Cadastrar uma caixa

1. Na tela Caixas, clique em Nova caixa.
2. O Nº da caixa já vem preenchido com o próximo número livre (a numeração é sequencial); confira. Não pode repetir o número de outra caixa: se tentar, o sistema avisa e sugere o próximo livre. Informe o Setor / unidade que produziu os documentos (o campo sugere os setores já cadastrados; o texto é gravado em MAIÚSCULAS, como SECRETARIA ESCOLAR).
3. No campo Local (instituição), digite parte do nome (ex.: lobato) e clique na instituição da lista. Quem tem nível 4 (Full) vê todas as instituições ativas; os demais níveis só veem as instituições liberadas para o seu usuário.
4. Escolha o Tipo de armazenamento (o padrão é Física + digital).
5. Em Classificação pela TTD, digite o código, o assunto ou o tipo de documento (ex.: histórico escolar) e escolha na lista. Só aparecem códigos classificáveis; o cartão mostra os prazos e a destinação do código escolhido.
6. Em Anos dos documentos (opcional) informe um ano, um período ou vários, como explicado em Anos dos documentos.
7. Se a caixa se refere a módulos do SIGEEDU, escolha os Módulos vinculados (opcional; pode ser mais de um — veja Módulos vinculados).
8. Se quiser, escreva um Comentário sobre a caixa e clique em Salvar.

Ao salvar, o sistema gera o código único da caixa, abre o detalhe dela e pede ao n8n para criar a pasta da caixa no Google Drive (a pasta onde os arquivos digitalizados serão guardados). Aparece o aviso Pasta da caixa criada no Google Drive em alguns segundos; no detalhe da caixa, a linha Pasta no Drive passa a mostrar o link da pasta.

Se já existir uma caixa com o mesmo número, setor e local, o sistema avisa e pergunta se você quer salvar mesmo assim.

Anos dos documentos e etiqueta do ano

O campo Anos dos documentos é opcional e aceita um ano, um período ou vários, separados por barra:

Enquanto você digita, o sistema confere e mostra o resultado embaixo do campo (✓ em verde ou ✗ em vermelho). Ele recusa ano com menos de 4 dígitos, ano antes de 1900 ou depois do ano atual, período invertido (1985-1982), anos repetidos e períodos que se sobrepõem (1982-1985/1984); ao sair do campo, ordena e arruma o texto (aceita também vírgula, ponto e vírgula, e e a: 1994, 1982 a 1985 vira 1982-1985/1994). O maior ano é o que define quando o prazo de guarda começa a contar. Sem anos, a situação do prazo da caixa fica VERIFICAR DATA-LIMITE até você preencher.

O botão Etiqueta do ano, ao lado do campo, imprime uma etiqueta com os anos para colar na caixa quando o período mudar. Ele abre a janela Configurar Primeira Folha com o formato padrão rolo 60 × 30 mm (veja Configurar Primeira Folha).

Módulos vinculados

O campo Módulos vinculados mostra a lista de módulos do SIGEEDU (a mesma da tela Módulos do Controle de Permissões), cada um como Código - Tipo de documento vinculado (ex.: docali - Alimentação Escolar). Clique no campo, digite para buscar e escolha: cada módulo vira uma etiqueta no campo e você pode escolher mais de um. Para remover, clique no x da etiqueta (ou use a tecla Backspace).

Se o módulo não está na lista, digite o código (letras minúsculas, números, _ . -) e tecle Enter (ou escolha Adicionar "código"): ele entra em âmbar, como um código fora da lista. Na lista de caixas, o filtro Módulo vinculado encontra a caixa por qualquer um dos módulos dela.

Editar e excluir

• Editar (lápis): abre o mesmo formulário. Para reclassificar uma caixa que está em código agrupador, escolha o subcódigo no campo da TTD. O sistema atualiza sozinho a "classe" da caixa. Uma caixa antiga cujo período não segue o padrão dos anos continua como está, a não ser que você altere o campo.
• Uma caixa com arquivos digitalizados não pode ser marcada como "somente física".
• Excluir (lixeira, nível 3 ou 4): só caixas sem arquivos. Se houver arquivos, o sistema pede que você remova os registros deles antes (os arquivos do Drive não são apagados).

Detalhe da caixa

Clique em qualquer linha da lista (ou no olho) para abrir a caixa. Os botões do cabeçalho:

Na tela: Dados da caixa (inclusive tipo de armazenamento, módulos vinculados, pasta no Drive, comentário, situação da digitalização e a explicação da situação do prazo), Classificação (TTD) (código, prazos, destinação, tipologias da série e a lei que fundamenta o prazo) e, ao lado, os Arquivos da caixa com as miniaturas e um campo de busca só nos arquivos desta caixa (veja Buscar dentro do texto dos arquivos).

O endereço do navegador acompanha a caixa aberta (#caixa/código): você pode copiar o endereço para mandar a caixa a um colega.

Arquivos de uma caixa

No detalhe da caixa, o quadro Arquivos da caixa mostra um cartão por arquivo:

• Miniatura da 1ª página (clique para visualizar) e o número da ordem;
• nome do arquivo, descrição, número de páginas e a data do cadastro;
• Ver (visualiza dentro do sistema), baixar, copiar o nome, editar, tornar o 1º da caixa e excluir o registro.

Enviar um arquivo (Novo arquivo)

1. No detalhe da caixa, clique em Novo arquivo (ou, na tela Arquivos digitalizados, em Novo arquivo e escolha a caixa). Abaixo da caixa aparece a situação da pasta no Google Drive; se ela ainda não existe, clique em Criar pasta no Drive e aguarde.
2. O campo Nome do arquivo mostra o nome que será usado — ele é gerado pelo sistema e não pode ser editado (veja Nome do arquivo). A ordem é a próxima livre da caixa; só digite outra se precisar.
3. Clique na área Arquivo digitalizado (ou arraste o arquivo para ela) e escolha o PDF ou a imagem do computador. Não é preciso colar o ID ou o link do Drive, nem entrar no Google: o sistema envia o arquivo para a pasta da caixa com uma credencial própria (você não tem, nem precisa ter, acesso direto ao Drive de gerência de arquivos).
4. Se quiser, preencha a descrição (ex.: Históricos escolares 1979-1980), as páginas e a observação.
5. Clique em Enviar e salvar. Uma barra de progresso mostra a porcentagem, quanto já foi enviado (em MB), a velocidade e o tempo restante (ex.: 40% · 8,0 MB de 20,0 MB · 6,5 MB/s · faltam cerca de 2 s; nos primeiros segundos aparece "calculando o tempo restante"). Ao terminar, o registro é gravado e a miniatura aparece. Não feche a janela nem a aba durante o envio.

No quadro Capa e etiqueta para a digitalização, os botões Capa A4 e Etiqueta 60 × 30 mm imprimem a folha de capa e a etiqueta com o QR Code deste arquivo (veja Capa e etiquetas dos arquivos).

Mensagens que você pode ver:

• O envio de arquivos ao Google Drive ainda não foi configurado — o administrador precisa preencher o arquivo de configuração do envio (manual técnico).
• Esta caixa ainda não tem pasta no Google Drive — use Criar pasta no Drive.
• Você não tem permissão para enviar arquivos neste módulo — o envio exige nível 2 ou superior. Você não precisa entrar no Google nem ter acesso ao Drive: o próprio sistema envia o arquivo para a pasta da caixa.
• Já existe um arquivo com este nome — raro: dois envios da mesma caixa no mesmo segundo. Tente de novo.
• Caixa "somente física": o sistema pergunta se deve mudar o tipo para Física + digital (você precisa ter permissão de edição).

Nome do arquivo

O nome é gerado automaticamente, no instante do envio, e não tem extensão:

cxa9aa7955--46068--181545

No Google Drive o arquivo fica com esse nome mais a extensão do arquivo enviado (cxa9aa7955--46068--181545.pdf). Ao editar um arquivo, o nome continua o mesmo; se você escolher um arquivo novo no formulário, ele substitui o arquivo do registro (o antigo permanece no Drive).

Todos os arquivos

A tela Arquivos digitalizados reúne os arquivos de todas as caixas, em miniaturas ou em lista (campo Exibição). A busca procura no nome, descrição, caixa, setor, local, código da TTD e ID do Drive; Local restringe a uma instituição; Mostrar mais carrega o restante; Excel exporta o que está filtrado. O link Caixa N de cada arquivo abre a caixa.

Quando você digita uma busca, o resultado sai agrupado por Local › Caixa: primeiro a instituição, depois cada caixa com os arquivos que combinam, para você ver de onde vêm.

Buscar dentro do texto dos arquivos

A busca comum procura nos dados cadastrados (nome, descrição, observação, caixa, setor e os dados do documento, como nome do aluno, pais e escola nos arquivos que vieram de outro sistema). Para achar algo que só aparece dentro do documento — por exemplo uma ata que cita o nome josefino — use a busca no texto:

1. Na tela Arquivos digitalizados (procura em todas as caixas) ou no detalhe de uma caixa (procura só nos arquivos daquela caixa), digite o termo.
2. Marque Procurar também dentro do texto dos arquivos e tecle Enter (ou clique em Buscar). Pode demorar alguns segundos.
3. A lista mostra os arquivos em que o termo foi achado no texto e os que combinam com os dados do cadastro, cada um com um selo: achado no texto do arquivo, achado nos dados do cadastro ou os dois. Uma linha acima da lista resume quantos foram achados.

• O que você digita no campo é procurado como uma frase, na ordem digitada: jonata da silva acha essa sequência, não jonata e da e silva em lugares diferentes. Maiúsculas e acentos não importam.
• Busca por palavras-chave (vários termos com E / OU): marque Combinar termos com E / OU (embaixo do campo) e o campo vira um construtor, onde você vai adicionando os termos e escolhendo como ligá-los. Uma linha abaixo mostra como o sistema entendeu.
  • Termo: cada caixa de texto é um termo, uma palavra ou uma frase (jonata da silva é procurado como essa sequência). Para palavras soltas, use caixas separadas.
  • Conector: o botão E / OU entre os termos. E = o arquivo precisa ter todos os termos do grupo; OU = basta um deles. Clique no botão para trocar entre E e OU.
  • + termo acrescenta uma caixa e o X remove. + grupo abre um grupo dentro do grupo, com o seu próprio E / OU (faz o papel dos parênteses). Exemplo: (jonata OU “joão da silva”) E 2025 = um grupo E com dois itens: um grupo OU [jonata, joão da silva] e o termo 2025.
  Limites: até 12 termos e 4 níveis de grupos; mínimo de 2 letras por termo; caixas vazias são ignoradas. A mesma busca filtra os dados do cadastro da lista e indica a página no PDF.
• A busca usa o índice do próprio Google Drive, que lê o texto dos PDFs e também reconhece o texto de imagens e PDFs escaneados (OCR). Por isso um arquivo recém-enviado pode levar alguns minutos para ser achado, e PDFs escaneados com letra ruim podem não ser reconhecidos. Arquivos com muitas páginas não entram no índice do Drive (nos testes, até 63 páginas funcionou; com 100, não): por isso digitalize em arquivos de, no máximo, cerca de 50 páginas.
• A busca diz quais arquivos têm o termo, não a página (o índice do Drive não informa isso). Ao abrir um PDF achado no texto, o sistema lê o texto do PDF no seu navegador e mostra, acima do visualizador, em quais páginas o termo aparece (botões com os números; o PDF já abre na primeira e o clique em outro número leva até ela). Só funciona em PDF com texto embutido (a maioria dos PDFs de scanner): em PDF só de imagem o sistema avisa que não consegue indicar a página, e você pode usar o localizar do visualizador (Ctrl+F). A página indicada é aquela em que a busca inteira se cumpre (uma frase vale quando as palavras aparecem juntas; no E, tudo na mesma página; em (A OU B) E C, a página precisa ter C e A ou B). Se o arquivo tem os termos mas nenhuma página reúne os que a busca pede, o sistema mostra a página de cada termo.
• Se aparecer o aviso de mais de 1000 resultados, use palavras mais específicas. Se a opção estiver desabilitada, a busca no texto ainda não foi ligada pelo administrador (manual técnico).
• Cada busca no texto fica registrada (quem buscou, o quê e quando) na aba Atividade e log.

Visualizar, editar e excluir

• Visualizar: abre o arquivo numa janela dentro do sistema (PDFs e imagens; outros tipos devem ser baixados). O arquivo vem pelo sistema, então você não precisa de acesso ao Google Drive. Arquivos grandes mostram o andamento do carregamento. Fica registrado no log quem visualizou.
• Baixar: botão Baixar (no cartão e na janela de visualização) salva o arquivo no seu computador. Fica registrado no log quem baixou.
• Editar: troca ordem, descrição, observação etc., ou substitui o arquivo por outro (o nome do registro não muda).
• Tornar o 1º da caixa (seta ⏮): troca a ordem com o arquivo que hoje é o primeiro. A miniatura do primeiro arquivo é a que aparece na lista de caixas.
• Excluir (nível 3 ou 4): apaga só o registro no sistema. O arquivo continua no Google Drive.

Navegar e buscar

• Buscar procura no código, no assunto e também nos tipos de documento (ex.: folha de pagamento); quando o código aparece por causa de um tipo de documento, a linha mostra "tipologia: ...".
• Filtros: Macro-área (1xx a 9xx), Destinação, Nível (classes, subclasses, séries) e Só classificáveis.
• Na lista, o código aparece recuado conforme o nível. As linhas em destaque são agrupadores (sem prazo). Cada linha mostra os prazos, a destinação, quantas tipologias o código tem e quantas caixas estão nele (clique no número para ver quais).
• Excel exporta a lista filtrada.

Detalhe de um código

Clique no olho de qualquer código. A janela tem quatro abas:

• Dados e prazos: código, tipo, assunto, classe, fase corrente, fase intermediária, destinação e a observação (que traz o fundamento legal e as notas de aplicação). O Simulador do prazo calcula o fim da guarda: digite o ano final dos documentos e veja até quando guardar.
• Tipologias: os tipos de documento da série. Quem tem permissão pode adicionar, editar e excluir.
• Base legal: as normas que fundamentam o prazo, com o artigo/item e o link do texto oficial. Quem tem permissão pode vincular outra norma ou remover o vínculo.
• Caixas: as caixas classificadas no código (ou nos subcódigos dele); clique numa linha para abrir a caixa.

Criar, editar e excluir códigos

• Novo subcódigo (seta no fim da linha): o sistema sugere o próximo número livre abaixo do código escolhido (subclasses de 10 em 10: 210.10, 210.20; séries de 1 em 1). Preencha assunto, prazos (5 anos, Até a aprovação das contas...), destinação e observação.
• Código novo (botão do cabeçalho): classe de 3 dígitos; o 1º dígito é a macro-área (1 a 9).
• Criar um subcódigo faz o pai virar agrupador: se ele tinha caixas, elas precisarão ser reclassificadas (o sistema avisa antes).
• Editar não permite trocar o código, só o assunto, os prazos, a destinação e a observação. Mudar prazos afeta a situação de todas as caixas daquele código.
• Excluir só é possível se o código não tem subcódigos nem caixas; as tipologias e os vínculos dele são excluídos junto.

Online agora

No quadro Online agora (visível para todos os níveis) aparece cada pessoa com o sistema aberto: nome e e-mail, o sistema (Arquivo Oráculo ou Visualizar arquivos), a tela em que está, o que está fazendo (por exemplo Editando uma caixa, Enviando um arquivo ao Google Drive (caixa 4), Visualizando o arquivo cxa7e95999--46000--100001, Buscando no texto dos arquivos), a caixa aberta e há quanto tempo está na sessão. A lista se atualiza sozinha a cada 15 segundos. Quem fica sem dar sinal por mais de 90 segundos (fechou a aba, perdeu a internet) sai da lista.

Registro de atividades

O quadro Registro de atividades mostra, do mais novo para o mais antigo: quando, quem (nome e e-mail), o sistema, o que foi feito, a caixa (clique para abrir) e os detalhes (nas alterações, o valor antes e depois). Entram no registro:

• entrar e sair do sistema;
• abrir, cadastrar, alterar (com o antes e o depois) e excluir caixas; pedir a pasta no Drive;
• cadastrar, alterar e excluir códigos da TTD, tipologias, bases legais, setores e seus vínculos;
• enviar, cadastrar, alterar e excluir arquivos digitalizados;
• visualizar e baixar arquivos, e buscar no texto dos arquivos;
• imprimir etiquetas e capas e exportar para Excel.

Use os filtros do cabeçalho: Período (hoje, 7 dias, 30 dias, todo o período ou datas), Quem, Ação, Sistema, Caixa e Texto da descrição. Excel exporta o que está filtrado (até 5000 registros).

Acessos pela página pública (WhatsApp)

Na aba Atividade e log o espaço é dividido em duas colunas: à esquerda fica o Registro de atividades e à direita (também só para nível 3 ou 4) o quadro Acessos pela página pública (WhatsApp): o registro de quem abriu documentos pela página pública gdrive-visualiza-arquivo, identificado pelo telefone. Mostra quando, o telefone, o que foi feito (pediu o código, entrou, visualizou, baixou, saiu, errou o código, foi recusado...), o documento, a caixa (clique para abrir), o IP e os detalhes (navegador). As linhas com problema (código incorreto, acesso negado, limite de pedidos) aparecem em destaque.

Filtros do próprio quadro: Período, Telefone (parte do número), Ação, Caixa ou documento e Só com problema. Excel exporta o que está filtrado (até 5000 registros). Se o quadro aparecer vazio mesmo havendo acessos, a leitura ainda não foi liberada pelo administrador do banco (manual técnico).

Página "Visualizar arquivos da caixa"

Existe também uma página própria para consultar uma caixa: apettd-visualiza-arquivos/index.html?caixa=código-da-caixa. Ela mostra os dados da caixa e apenas os arquivos dela, com visualização, download, busca (inclusive no texto) e o quadro Atividade desta caixa. Exige login e permissão no módulo apettd1 (a permissão do módulo apettd não vale nessa página, e vice-versa); quem não está logado é levado ao login e volta para a mesma caixa. O manual dessa página está na pasta dela.

Etiqueta da caixa

Abra pelo botão Etiquetas da lista (várias caixas) ou Etiqueta da caixa do detalhe e clique em Imprimir. A etiqueta segue o mesmo modelo já impresso (12,5 × 23 cm, uma por folha A4): brasão e o cabeçalho (Estado de Mato Grosso, a prefeitura, a secretaria e o local da caixa, conforme o tipo do local; o setor / unidade fica embaixo de tudo), quadro com a classe e a classificação, o número da caixa bem grande e, no rodapé, a data limite, a destinação, o código de barras e o QR Code com o código de registro. O brasão, o código de barras e o QR Code são carregados da internet: precisa de conexão na hora de imprimir.

• Na janela das etiquetas há a opção Imprimir a data limite, desmarcada por padrão: marque para a etiqueta sair com a data limite no rodapé. A escolha não fica guardada (a cada vez que a janela abre, ela volta desmarcada).
• A opção Imprimir a observação também vem desmarcada. Marcada, o comentário (observação da caixa) sai no quadro do alto, logo abaixo de Classificação:, como Observação: .... Se o texto for grande, a letra do quadro diminui sozinha para caber. Caixa sem comentário não ganha a linha.
• O QR Code abre a página de consulta da caixa (https://site.semecol.com.br/apettd-visualiza-arquivos?caixa=...). As etiquetas antigas, com o QR Code anterior, continuam sendo lidas pela busca por QR Code do sistema.
• Se o nome do local for muito longo, a letra do cabeçalho diminui sozinha para caber; o tamanho da etiqueta não muda.

O rodapé fica a 1 mm da borda de baixo da etiqueta e o conteúdo dele a 1 mm da borda do próprio rodapé; o tamanho da etiqueta não muda. Se a data limite tiver muitos anos e crescer, o rodapé se ajusta para o texto nunca passar da borda.

Configurar Primeira Folha (etiquetas)

A etiqueta do ano, a etiqueta do arquivo e as etiquetas adesivas de arquivo usam a mesma janela do módulo de profissionais (funiat-gestao):

• Formato: o formato padrão do tipo de etiqueta vem sempre selecionado — rolo 60 × 30 mm (etiqueta do ano e etiqueta do arquivo) ou folha A4, 5 × 2 (etiquetas adesivas). Também lista os formatos que você salvou.
• Configuração da etiqueta: escolha Folha (A4) ou Rolo e ajuste o tamanho, as linhas e colunas por página, as margens da página, o espaço entre etiquetas e as margens internas. Para guardar a configuração, dê um nome e clique em Salvar como novo (ou Atualizar este / Excluir um formato salvo); os formatos salvos ficam disponíveis para todos.
• Divisão de cada etiqueta (etiquetas com QR Code): divide cada etiqueta em até 5 × 5 partes menores, cada uma com o seu QR Code. Se o QR ficar menor que 15 mm, o sistema avisa que a leitura pode falhar.
• Primeira folha: na folha A4, clique nas etiquetas que já foram usadas para ignorá-las (vale só para a primeira folha). Em verde forte aparece onde as etiquetas sairão. Pré-visualizar a primeira página mostra o resultado.
• Gerar Impressão abre a impressão do navegador. Use escala 100% (sem "ajustar à página") e o papel (A4) ou o tamanho de página do rolo mostrado na janela.

Capa e etiquetas dos arquivos

O QR Code da capa e da etiqueta é cxa9aa7955--001: o código único da caixa e a ordem do arquivo na caixa (3 dígitos). Se a ordem não for informada, vale a próxima livre. Na digitalização, o scanner divide o lote a cada QR Code e salva cada parte com o texto lido.

• No formulário do arquivo (Novo arquivo): Capa A4 imprime a folha de capa (mesmo estilo da capa da pasta do funcionário: QR Code grande, dados da caixa, instruções e linhas de observação) e Etiqueta 60 × 30 mm abre a janela Configurar Primeira Folha com o padrão rolo 60 × 30 mm.
• No detalhe da caixa, botão Folhas / etiquetas de arquivo: informe de qual a qual número de arquivo quer imprimir (o primeiro vem preenchido com o próximo livre) e escolha o modelo:
  • Folha separadora (1 por página A4): uma capa por arquivo — a mesma capa A4 do formulário. Coloque a folha antes do primeiro documento do arquivo e digitalize junto: ela passa a ser a 1ª página da digitalização.
  • Etiquetas adesivas (várias por página): abre a janela Configurar Primeira Folha com o padrão folha A4, 5 × 2.