Alunos do Arquivo Permanente

Os números

• Clique em um cartão (ou em uma fatia do gráfico) para abrir a lista de Alunos já filtrada naqueles estudantes: o número do cartão é o mesmo da lista.
• O gráfico e a barra mostram a proporção de digitalizados e não digitalizados.
• Os números são lidos quando o Painel abre e se atualizam sozinhos depois que você cadastra, edita ou exclui um aluno. Para reler a qualquer momento use Atualizar dados; embaixo do gráfico aparece a hora da leitura.

Inconsistências (dois tipos)

A lista ao lado do gráfico traz os estudantes que precisam de atenção, os mais recentes primeiro, 15 por página. Ela tem uma aba para cada tipo (com a quantidade de cada um): Todas, Arquivo encontrado, sem Nº da caixa e Arquivo atualizado, mas não digitalizado. Um aluno nunca está nos dois tipos. Ao trocar de aba a lista volta para a página 1.

1) Arquivo encontrado, sem Nº da caixa

É o caso em que o arquivo do aluno foi encontrado, mas ainda não foi movido para o arquivo permanente porque falta o Nº da caixa. Entram os estudantes que cumprem os três pontos ao mesmo tempo:

1. o arquivo já foi cadastrado (o ID do arquivo no Google Drive está preenchido; aparece no fim do cadastro);
2. o Nº da caixa está vazio (ou zero);
3. o aluno ainda não está no arquivo permanente (não está catalogado no Arquivo Oráculo: Catalogado no Arquivo Oráculo: Não).

Aluno que já está no arquivo permanente não entra neste tipo, mesmo sem caixa, e aluno sem arquivo cadastrado também não. Por isso este tipo faz parte dos Não digitalizados: são os arquivos achados que esperam o Nº da caixa.

Para corrigir:

1. Clique no lápis da linha para abrir o cadastro do aluno.
2. Preencha o campo Nº da caixa (ou escolha a Caixa do arquivo) e clique em Salvar.
3. O Painel se atualiza e o aluno sai da lista.

2) Arquivo atualizado, mas não digitalizado

É o caso em que o aluno já está ligado a uma caixa do arquivo, mas não tem o arquivo digitalizado. Entram os estudantes que cumprem os dois pontos ao mesmo tempo:

1. o aluno está ligado a uma caixa (o campo Caixa do arquivo (cadastro da caixa) do cadastro está preenchido);
2. não há arquivo digitalizado (o ID do arquivo no Google Drive está vazio; o ícone de PDF da linha fica cinza).

Neste tipo não importa se o aluno já está catalogado no Arquivo Oráculo nem se o Nº da caixa do cadastro está preenchido: basta ter a caixa e não ter o arquivo. Pode haver muitos alunos aqui (todo aluno ligado a uma caixa e ainda sem arquivo digitalizado).

Este tipo não se corrige pelo cadastro do aluno, porque o arquivo não é digitado neste sistema: o aluno sai da lista quando o arquivo dele é digitalizado e cadastrado, ou se a ligação com a caixa for desfeita por engano (tirar a Caixa do arquivo e o Nº da caixa do cadastro). Quem digitaliza usa a lista (e o Excel) como fila de trabalho; o sistema não avisa ao salvar. Atenção: se o arquivo for cadastrado e o aluno continuar sem o Nº da caixa e fora do arquivo permanente, ele passa a aparecer no 1º tipo.

A lista

• Ver na lista de Alunos abre a pesquisa já filtrada na aba escolhida (Inconsistência: qualquer tipo, arquivo encontrado, sem Nº da caixa ou arquivo atualizado, mas não digitalizado).
• Excel baixa uma planilha com todos os alunos da aba escolhida (com a coluna Tipo de inconsistência), não só os da página.
• Quando não há nenhuma na aba, a lista mostra a mensagem verde "Nenhuma inconsistência" (com o motivo da aba).

Pesquisar

1. Em Pesquisar por, escolha o campo: Nome do Estudante (padrão), Nome da Mãe, Nome do Pai, Data de Nascimento, Escola, Cidade, Nº da caixa, ID do aluno ou Código de registro.
2. Digite no Campo de pesquisa. A busca roda sozinha ao parar de digitar (ou ao teclar Enter).
3. Se quiser, escolha também o Emissor do cadastro e a Situação (histórico retirado / não retirado, digitalizado (catalogado no Arquivo Oráculo) / não digitalizado ou Inconsistência: qualquer tipo, arquivo encontrado, sem Nº da caixa ou arquivo atualizado, mas não digitalizado; são os mesmos critérios do Painel).

• Com várias palavras, todas precisam aparecer no campo, em qualquer ordem (monica pardinho acha MONICA APARECIDA DE SOUZA PARDINHO).
• A busca não diferencia maiúsculas nem acentos: jose sebastiao acha JOSÉ SEBASTIÃO.
• Data de Nascimento aceita a data inteira (05/05/1970) ou só um pedaço (1970).
• Código de registro serve para o leitor de QR Code: leia a capa e a busca encontra o aluno.
• Limpar volta tudo ao início. Excel baixa uma planilha com todos os alunos da pesquisa atual (até 20.000 linhas).

A lista e os botões de cada linha

Na última coluna ficam três botões:

• PDF (vermelho) — abre o arquivo digitalizado do aluno em outra aba, no visualizador do SIGEEDU, com o seu login (veja Arquivo digitalizado). Fica cinza e sem ação quando o aluno não tem arquivo digitalizado.
• Capa — imprime a capa de dados do aluno (exige o Nº da caixa preenchido).
• Editar (lápis; para o nível 1 aparece um olho, "ver") — abre o cadastro do aluno.

Cadastrar estudante

Clique em Cadastrar estudante (nível 2 ou mais). Preencha a janela e clique em Cadastrar novo estudante.

Caixa do arquivo e Nº da caixa andam juntos

Na janela do aluno (cadastro novo ou edição), os dois campos se acertam sozinhos, nos dois sentidos, e ficam ou os dois preenchidos (e de acordo) ou os dois vazios: se um deles fica vazio, o outro é apagado.

• O Enter dentro de um campo passa para o próximo campo; ele não salva por engano.
• Ao salvar, aparece "Estudante cadastrado com sucesso!" e a janela volta em branco para o próximo aluno. Marque Manter caixa, ano, município, escola e emissor para o próximo para não digitar de novo os dados comuns quando estiver cadastrando vários alunos da mesma caixa.
• Se já existir aluno com o mesmo nome e a mesma data de nascimento, o sistema avisa o ID dele e pergunta se você quer cadastrar mesmo assim.

Editar

Clique no lápis da linha (ou abra pelo QR Code da capa). A janela abre com os dados do aluno; altere o que for preciso e clique em Salvar ("Registro atualizado com sucesso!"). No fim da janela aparecem, só para ler: o ID, o código de registro (com botão para copiar), quem cadastrou e quando, quem fez a última alteração, a caixa do arquivo, o ID do arquivo no Drive e se o aluno já foi catalogado no Arquivo Oráculo.

Excluir

Disponível a partir do nível 3, dentro da janela do aluno: Excluir → confirme em "Deseja deletar o aluno ...?". A exclusão não pode ser desfeita. Todo cadastro, alteração e exclusão fica no log do sistema (quem, quando e qual registro).